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从没有在正规国企或上市公司受过财务素养训练的民营公司小会计,凭证填制的基础功底都非常差.关键是没人管,也没人要求,自律性不好:
因财务人对细节的把握,反映其财务素养的高度!
会计人都知道,会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明,是登记账簿的依据.填制会计凭证的目的就是为了准确记录经济业务,方便日后查询,为经营管理提供必要信息.只是,在平时会计工作中,这些目的真的都达到了吗?我们是否遇到过这种情况:明明发生了的经济业务,在帐上就是查不到;或者根据往来账的借方累计发生额与实际金额不相吻合或者税务稽查人员稍微一翻账,你单位的问题一大堆?如果你的回答为"是",那这是什么原因造成的?我们又如何避免这种情况?为了逐一回答和以后避免这些问题,本文从四个方面来阐述,从填制凭证时常犯的毛病、审核票据填制凭证时的一些认识误区,到填制凭证应具备的基本素养,最后还要介绍一些教科书上看不到的凭证填制技巧.水平有限,错误难免,欢迎批评指正.
1.填制凭证的坏毛病:
1）、不闻不问,埋头做账
典型表现:拿到原始票据,也不问清票据所代表经济业务事项的来龙去脉就做账.
2）、根据单据种类做账
典型表现:凡是餐饮票都计入业务招待费.做账时应该按业务的性质来确定成本费用的归集科目,而不是根据单据的种类来确定会计科目.如餐饮票可能是业务招待费,也可能是职工福利.
3）、凭证摘要写得不清楚
典型表现:摘要要素不齐、含糊不清,有时连最基本的时间、人物、事项都不写.如"报销费用".
危害:摘要写得不清楚,不利于日后查账,更不利于分析取数.例如:销售部门报销展会费用时,摘要只是写"销售部报销展会费用",如果销售部对费用支出有疑问时,财务只得将报销凭证一一翻出与销售部对账,如果在摘要写得很清楚(如:龙逸凡报销2013XX展会费用),则仅看摘要就可核对,避免无谓的劳动.又如:支付货款时,摘要只写"支付货款",则不知道是为生产支付的货款还是为购建固定资产支付的货款,手工编制现金流量表时就无从判断.
4）、凭证摘要写得太清楚
典型表现:无税务风险意识,摘要写得清清楚楚,明明白白.
某些时候,凭证摘要应该写得象雾象云又象风,否则就会象沐浴阳光温暖的冰块,全然忘了自身在逐渐地消融,最终化为一缕空气.
5）、将不同事项登在同一张凭证
6）、将多笔金额合并成一笔
典型表现:将多笔现金或银行存款合并成一笔记账.
什么?这个也算坏毛病.是的,尽管《会计基础工作规范》第五十一条第三款规定可以根据若干张同类原始凭证汇总填制记账凭证,但这是理论上的,实际工作中不可以,除非你想通过无尽的查账、对账来消磨你漫长的人生.
7）、按报销单合计金额入帐,不按部门拆分!
8）、金额错误时调整分录仅按差额调整
《会计基础工作规范》第五十一条第五款规定:如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制.如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字.
是的,理论上是可以这样,但在实际工作中,你会发现这会给日后查账时带来无谓的烦恼.
2.填制凭证的误区
误区1:所有的白条都不能入账
什么是白条?通常意义上讲,白条就是指在白纸上书写的收支证明(或收发证明).很多财务人员认为所有的白条是不可以入账的.其实并不是这样,支付对方是个人且不属于应税劳务的支出是可以用白条入账的,而并不需要发票.如:
①支付给个人的各种补偿、赔偿费用.如拆迁赔偿、青苗补偿费;但需有相应的赔偿协议等证明文件.
②独生子女补助、取暖费补助、防暑降温费等补助;
③抚恤金、救济金等福利补助;
⑤丧葬费;
⑥死亡赔偿;
⑦按经济合同规定支付的罚款.
可根据法院判决书或调解书、仲裁机构的裁定书、双方签订的提供应税货物或应税劳务的协议、双方签订的赔偿协议等书面文件,作为记账的依据.
如对以上有疑问,请翻阅《税收征管法》第十九条规定、《会计法》第十四条规定、《企业所得税法》第八条.
误区2:收据不能做为记账的凭证
凡是收据就不能做为记账的凭证?不是.有此观念的同志是将做账与税前扣除相混淆了,理由如误区1所述,不赘述.
凡是收据都不能税前扣除?非也.部分收据,如政府部门开具的专用票据也是可以税前扣除的,例如
①由政府各部门开具的收费票据;
②由各事业部门开具的收费票据;
③捐赠收据;
④工会经费收据;
⑤法院的诉讼费、执行费、收款收据;
⑥军队收据;具体规定请参见财综[2010]1号《行政事业单位资金往来结算票据使用管理暂行办法》.
误区3:收谁的钱挂谁的账(向谁开票)
正常情况下,是收谁的钱挂谁的账,但也有例外,如委托代收、委托代付的情况,这时就不能收谁的钱挂谁的账.故,填制凭证时一定要问清楚业务事项.
误区4:职工借款出差回来报账后单位不开收据
职工借款出差,出差回来后,用票据报账,多退少补.不管员工是否交回现金,均应该开给冲账收据.否则,假如财务入账错误或将票据弄丢后,出差员工就有口难辩,无法证明自己借款已冲销.
误区5:从A公司采购货物、却将货款付给A的老板或员工
此种情况除非有A公司的委托收款证明,否则一旦A公司追索货款,将有口难辩,还得再付一次货款.
误区6:差旅费津贴、误餐补助需要发票
此类补贴津贴,不需要发票.但是要注意个税问题.差旅费津贴免征个人所得税,具体标准按照财政部规定执行.而误餐补助要分情况对待:根据财税(1995)82号文件规定:国税发(1994)089号文件规定不征税的误餐补助,是指按财政部门规定,个人因公在城区、郊区工作,不能在工作单位或返回就餐,确实需要在外就餐的,根据实际误餐顿数,按规定的标准领取的误餐费.一些单位以误餐补助名义发给职工的补贴、津贴,应当并入当月工资、薪金所得计征个人所得税.
误区7:凭证后必须附原始凭证
不完全正确.凭证后除结帐和更正错误的记账凭证外必须附原始凭证,有些业务不一定有发票类的原始凭证,还可能是外单位做的分割单.
参见《会计基础工作规范》第五十一条第三款第四款除结帐和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证.如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件.一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算.
误区8:冲销凭证反向蓝字冲销
做冲销凭证时应该同方向红字冲销,而非反向蓝字.只有同向红字冲销,科目余额表借、贷方向的发生额才会准确地反映真实的数字.
3.填制凭证应具备的素质
1）、望闻问切:
填制凭证前应先仔细审查原始凭证.审核原始凭证,不是简单的加计金额、看费用是否符合公司的报销制度.而应该象福尔摩斯探案一样对凭证进行审查.这需要我们具备医生"望闻问切"的本领.
望:仔细审查凭证,主要审查票据真实性、合法性、合规性,还有各项要素是否填写齐备、准确.报销程序是否合理,签字是否完备、审批权限是否适当等等.
闻:此闻者,听也,非嗅也.一般来说部门主管对业务的真实性负责,财务部门无法一一确定业务的真实性,但要将票据所反应的经济业务与自己的所知所闻相印证,如有不符,应仔细询问并核实.这就需要平时多了解公司的生产经营情况,多与其他部门沟通交流.
问:审查凭证时一边审查,一边与报销人聊天,尽量多问.对有疑问的地方要多方询问并相互印证.
切:是指运用逻辑分析和职业判断.审查票据要素(时间、地点、金额、票据号)与业务内容是否相符,对各要素的合理性做出职业判断.例如过路费票据的审查,要仔细审查票据的时间、地点与其路线是否相符,对出租车票的时间与业务发生时间相核对.如果某业务员报销定额票据较多、或出租车票较多,怀疑其有虚报行为,还可将其最近几个月报销的此类票据一一登记在Excel中,按票据号和发生时间排序.是否虚报,立马知晓.
2）、全局观:要有全局观,费用报销时就要有预算控制的意识.招待费、广告费等还要时刻关注是否超所得税扣除限额.
3）、税务筹划理念:税务筹划本应在业务发生前,但做为补救措施,会计凭证的制单人应该是守门员,业务已经发生,在填制凭证时就应督促相关人员采取措施进行补救,至少要从形式上满足国家税收法律法规的规定,减少税收支出、避免税务处罚.
4）、后期服务理念:填制凭证一定要有后期服务的理念,方便后期查账.因而一定要核算规范合理、摘要清晰明了,摘要中时间、人物、单位、事项(甚至数量、单据号)一定要齐备,否则后期查账非常麻烦.
5）、风险防范意识:填制凭证时一定要有税务风险、法律风险意识.你懂的,不详述.
4.凭证填制的实战技巧
1）、摘要根据实际情况该详细的详细,该模糊的模糊的.
2）、某些凭证应从中间科目过账,以便查账、统计.如现款销售,也从"应收账款"过一下;发放工资或福利,通过"应付职工薪酬"过一下.
3）、错误凭证调整或冲销应在原始凭证备注说明.
4）、替票问题的处理
5其他规范事项:
1)凭证附件的张数如何计算
记账凭证附件张数计算的原则是:没有经过汇总的原始凭证,按自然张数计算;经过汇总的原始凭证,每一张汇总单或汇总表算一张,因为原始凭证张数已在汇总单的"所附原始凭证张数"栏内已作了登记.
2)原始凭证丢失的处理方法
从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开具单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证.如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证.
3)票据审核后的处理
视情况而定,有退回、报销、作废三种情况.
①退回:单据不齐(应附而未付)、签字不全,退回报销人补充完善.
②报销:完全符合要求则直接报销;如果单据齐全,签字齐备,只是个别票据不能报销,则不能直接涂改报销金额,也不应退回报销人重新填报、重新走签字流程,而应在报销单上写"核报金额XX元"后报销.
③作废:如果报销人弄虚作假,经核实后,则直接作废,不予报销.
4)几个单位共担电费和物业代收电费的处理
公司与其他企业、个人共用水电的,可凭租赁合同、共用水电各方盖章(或签字)确认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账.
水电费由物业公司代收且无法单独取得发票的,凭物业公司出具的水电费使用记录证明、水电部门开具的水电发票的复印件、付款单据等入账.
否则,在所得税汇算清缴时,税务不会允许税前扣除.
6.会计人该怎样整理会计凭证
财务的记账过程,就是一个对单据进行整理、归纳、分类、定性的过程.每一笔经济业务的发生,在财务上反映为单据的书面记载.单据的填写和单位的各个部门有关,财务部门需要根据单位制定的财务制度,对单据的使用、填开等做出详尽的要求.而对单据的整理等工作,则是财务人员必须谙熟的基本功之一.
1）、会计凭证的分类
会计凭证主要分为原始凭证和记账凭证,常用原始凭证有因具体业务发生所开具或收到的发票、各单位自制的入(出)库单、工资表以及印制填写的费用报销单、支出凭单、借款单等.记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证,按照经济业务的内容加以归类并确定会计分录而填制的凭证.
2）、原始凭证的粘贴要求
财务部负责人应制定并规范单位财务制度,事先派专业人员指导各部门对各类票据正确填开.原始票据的粘贴是一项日常化的工作,所有票据一般使用液体胶水粘牢左方的票头,把发票纸张大小相同、票面金额相同的粘在一起,多张纸张小的先粘贴到印制的报销单据粘贴单上,从右至左,两张票据不完全重合,便于翻找核对金额.
3）、记账凭证的整理要求
一笔款项在支付或一项经济业务发生后,票据传递到财务记账人员手中,出纳据以记账并做到日清月结,负责编制记账凭证的财务人员检查单据是否保持完好、整齐,对经济业务性质相同的归放在一张记账凭证里,并予以编号.
每个单位从管理角度出发,在核算各项支出时一般会分部门核算,在填制记账凭证前,可以将同一部门的相关单据搁放在一起,简化工作量.
记账凭证编制完成后,负责凭证审核岗位的财务人员对每张凭证逐一审核.记账凭证的打印一般在凭证审核完成之后,连续打印,使用专用配套纸张.打印后与对应的原始凭证粘贴在一起,注意一般是将左上角粘牢即可,不必将纸张左侧全部粘紧,对于原始凭证较多的,可以不进行粘贴,折叠整齐,顺序放置,然后用回形针别紧,装订时再一并装订.?
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